Штемпельная продукция для офиса: как выбрать оснастку, краску, подушку, датер и нумератор

Печати, штампы, датеры и нумераторы помогают упорядочить документооборот, ускорить обработку бумаг и сократить время выполнения повторяющихся офисных операций. С их помощью можно заверять документы, обозначать полученную корреспонденцию, фиксировать даты поступления, присваивать номера накладным и систематизировать архивы. Чтоб эти инструменты работали без перебоев, важно правильно подобрать штамп и дополнительные расходные материалы.

Штемпельная продукция охватывает различные по конструкции и назначению изделия - от компактных ручных печатей до автоматических оснасток, сменных подушек и специальных красок. Важную роль играет и состояние штемпельной системы. Даже качественное клише не обеспечит четкого оттиска, если подушка пересохла, краска не соответствует ее материалу или механизм оснастки работает неправильно.

В этой статье разбираем, из чего состоит система, как подобрать каждый элемент и что делать, чтобы оттиски оставались четкими. Если вы хотите купить штемпельную продукцию для офиса, ФЛП или склада, эти советы помогут не ошибиться с совместимостью.

Из чего состоит штемпельная система

Любой штамп работает благодаря четырем элементам:

·         клише - поверхность с изображением;

·         оснастка - корпус и держащий клише механизм;

·         подушка - ячеистый резервуар, передающий краску на клише;

·         краска - краситель, оставляющий след на документе.

Клише бывают трех основных видов. Резина с лазерной гравировкой хорошо передает тонкие линии и мелкие детали и выдерживает большой тираж, поэтому ее чаще всего выбирают для печатей. Фотополимер быстро изготавливается и четко воспроизводит контуры и подходит для текстовых штампов и логотипов, но он чувствителен к растворителям. Флеш-штамп содержит краску в самом ячеистом клише, поэтому отдельная подушка не нужна, а оттиск получается очень четким.

Оснастка, подушка и краска должны быть совместимы с клише и между собой. Большинство проблем с оттиском возникает именно из-за несоответствия.

Оснастка для печати: виды и особенности выбора

Оснастка определяет, насколько удобно пользоваться штампом, и влияет на скорость работы. По своей конструкции она бывает автоматическая и ручная.

Автоматическая оснастка для печати

Автоматическая оснастка оснащена встроенной подушкой. При нажатии клише переворачивается, касается подушки, затем опускается на бумагу, а после отпускания возвращается обратно. Оттиск производится одной рукой, без отдельной подушки на столе.

Автоматическая оснастка для печати хорошо подходит для бухгалтерий, отделов кадров и ФЛП, ежедневно заверяющих договоры, акты, счета и накладные. Еще несколько ее преимуществ:

·         скорость - достаточно один раз нажать на корпус;

·         чистота - клише закрыто корпусом, поэтому не загрязняет руки и документы;

·         компактность - подушка внутри, на столе не остается лишних предметов;

·         обслуживание - в большинстве моделей подушку можно заменить, не покупая новую печать.

Оснастки бывают круглые, овальные, квадратные и прямоугольные. Размер выбирают по площади клише: его указывают в миллиметрах. Для круглых печатей распространены диаметры около 40–45 мм. Для многострочного текста требуется больший прямоугольный формат. Пластиковые корпуса более легки и подходят для ежедневной работы. Металлические или усиленные модели предпочтительны при интенсивной нагрузке.

Ручная оснастка: когда она нужна

У ручной оснастки нет встроенной подушки. Сначала клише прижимают к настольной подушке, затем переносят краску на документ. Это более медленный процесс, но в определенных ситуациях он оправдан:

·         когда штамп требуется только время от времени;

·         когда нужен компактный инструмент для выездов;

·         когда клише имеет нестандартную форму или большой размер;

·         когда оттиски производят на разных материалах, поэтому для них нужна отдельная подушка с другой краской.

Также есть ручные сургучные печати. Это металлическая матрица с ручкой, которая оставляет оттиск в размягченном сургуче, а не краской. Ее применяют для приглашений, писем, сертификатов и подарочной упаковки.

Факсимиле подпись

Факсимиле подпись - это штамп с воспроизведением подписи конкретного человека. Он уместен там, где управляющий подписывает большой поток однотипных материалов: информационные письма, внутренние бланки, сопроводительные документы.

Гражданский кодекс Украины допускает факсимильное воспроизведение подписи в случаях, определенных законом, или по письменному согласию сторон, в котором есть образец такой подписи. Факсимиле не заменяет собственноручную подпись на любом документе. Следует уточнить у юриста ограничения для конкретного вида документов.

Когда подбираете оснастку под факсимиле, учитывайте:

·         размер - подпись должна полностью поместиться на клише и сохранить пропорции;

·         детализацию - тонкие линии и петли нуждаются в качественном клише, иначе изображение станет нечитаемым;

·         частоту использования - для ежедневной работы лучше автоматическая оснастка, для эпизодической подойдет и ручная;

·         совместимые расходные материалы - краска и подушка должны соответствовать типу клише.

После выбора оснастки следите за краской: не меняйте ее на состав другого типа, даже если он подходит для других печатей. Тонкие линии подписи первыми теряют четкость, если краска несовместима с материалом клише.

Штемпельная краска: какая подходит для вашей задачи

Краску подбирают по поверхности, на которую наносят оттиск, по типу клише и конструкции оснастки. Цвет тоже имеет значение, но уже после совместимости.

Краска на водной основе

Водная краска - стандарт для офиса. Она впитывается в пористые материалы: обычная бумага, картон, конверты, бумажные папки. Ее используют на договорах, актах, заявлениях, входящей и исходящей корреспонденции. Штемпельная краска на водной основе безопасна для резиновых и полимерных клише и подходит для большинства автоматических оснасток и настольных подушек.

Синий цвет краски чаще всего выбирают для печатей и подписей, потому что его легко отличить от черного печатного текста. Черный удобен для штампов, которые будут затем сканировать или копировать. Красный подходит для меток «Оплачено», «Срочно», «Копия», а зеленый и фиолетовый помогают различать внутренние маркировки.

Краска на спиртовой, масляной и сольвентной основе

Краска для печатей на водной основе плохо работает на глянцевой, ламинированной или мелованной бумаге, пластике, стекле и металле. Она долго сохнет, размазывается и не закрепляется. Для таких поверхностей нужен другой состав краски.

Спиртовые и сольвентные краски быстро высыхают и хорошо держатся на гладких материалах: пластике, стекле, металле, керамике, ламинированной бумаге. Они подходят для маркировки упаковки, изделий, документации на глянце. Для ткани нужна отдельная текстильная краска.

Масляные краски сохнут медленно, но не пересыхают в подушке и хорошо работают с металлическими элементами. Их часто используют в нумераторах и датерах с металлическим шрифтом.

Спиртовая, масляная и сольвентная краски отличаются составом и тем, для каких поверхностей они подходят. Сольвентная краска и краска для печатей на спиртовой основе быстро сохнет и держится на гладких материалах, масляная медленно высыхает и предназначена для металлических элементов. Даже в пределах одного названия состав у разных производителей разный, поэтому по самому названию краску выбирать нельзя.

Ошибка выбора: когда краска вредит клише

Частая ошибка - заправить обычную автоматическую печать краской для непористых поверхностей. Спирт и растворители могут размягчить резину, а фотополимерное клише - деформировать или растворить. После этого буквы теряют контур, а оттиск уже не восстановить заправкой.

Прежде чем купить штемпельную краску для штампов или печатей, проверьте на упаковке, для каких материалов и клише она предназначена. Если указаний нет, лучше уточнить этот вопрос отдельно у менеджера интернет-магазина.

Как подобрать краску для штампов

При выборе краски можете ориентироваться также на эти подсказки, учитывая, что штампуете:

·         бумага, картон, конверты - водная;

·         глянцевая, ламинированная, мелованная бумага - сольвентная или специальная для непористых поверхностей;

·         пластик, стекло, металл, керамика - сольвентная или спиртовая (по совместимости с клише);

·         ткань - текстильная;

·         нумераторы и датеры с металлическим шрифтом - тип, который указал производитель (часто масляная).

Что касается цвета краски, то есть правило - не доливайте в подушку иную краску, чем была до этого. Смешанные оттенки дают неоднородный след. Если требуется другой цвет, купите новую подушку.

Штемпельная подушка: выбор, заправка, замена

Подушка удерживает краску и равномерно передает ее клише. От нее зависит насыщенность оттиска и четкость контуров.

Сменная подушка для автоматической оснастки

Когда оттиск становится нечетким, подушку можно заменить. Признаки того, что пора сделать это:

·         след стал бледным, хотя механизм работает;

·         на изображении появились пробелы или неравномерные участки;

·         подушка пересохла, деформировалась или повреждена;

·         после заправки краска не распределяется равномерно.

Чтобы купить сменную штемпельную подушку, необходимо знать модель оснастки. Маркировка есть на корпусе печати или на самой подушке: если ее вынуть, код обычно виден на оборотной стороне. У разных производителей собственные обозначения. Например, для многих оснасток Trodat используют подушки с кодом 6/…, а для COLOP – E/…. Подбирать нужно по полному артикулу, так как похожие по виду подушки могут не подходить.

Настольная штемпельная подушка

Настольная подушка используется с ручными штампами. Ее выбирают по следующим параметрам:

·         размер - клише должно полностью касаться рабочей поверхности;

·         крышка - закрытая подушка меньше сохнет и меньше загрязняется;

·         цвет - подписывайте подушки разных цветов, чтобы не перепутать;

·         возможность заправки - одни можно заправлять повторно, другие дешевле заменить.

Купить штемпельную подушку лучше всего с учетом того, какие штампы вы в нее будете обмакивать.

Заправка штемпельной подушки: пошаговая инструкция

Если оттиск стал бледным, но подушка целая, нужно просто заправить ее. Другой вопрос - чем заправить штамп? Для этого понадобится специальная штемпельная краска, совместимая с типом подушки. Чернила для ручек, тушь или маркерная краска не подходят: они не впитываются правильно и портят наполнитель. Краску наносят на подушку, а не на клише. Исключение - флеш-штампы, заправляемые по инструкции производителя.

Как происходит заправка штемпельной подушки:

1.       Оцените подушку. Если наполнитель порван, загрязнен или пересох до твердости, купите новую.

2.       Подберите краску. Она должна соответствовать типу подушки и быть того же цвета.

3.       Защитите стол. Подложите бумагу или салфетку.

4.       Добавляйте краску каплями. Распределяйте их по поверхности зигзагом, а не в одну точку.

5.       Подождите. Дайте краске впитаться несколько минут, прежде чем ставить подушку в оснастку.

6.       Сделайте пробный оттиск на черновике. Если след бледный, добавьте еще несколько капель.

Нет универсальной нормы, сколько капель краски нужно для заправки. Все зависит от размера подушки, степени высыхания и густоты краски. Для маленькой подушки автоматической печати ориентируйтесь на несколько капель, для большой настольной добавляйте частями. В любом случае останавливайтесь, когда поверхность влажная. Точные рекомендации приведены в инструкциях производителей.

Почему оттиск плохой: причины и решения

Если оттиск растекается или его плохо видно, этому есть объяснение и варианты решения проблемы:

·         Бледный оттиск. Возможно, подушка пересохла. Необходимо заправить или заменить ее.

·         Расплывчатые буквы. Избыток краски или сильное давление. Дать краске впитаться, нажимать равномерно.

·         Пробел в изображении. Клише загрязнено или подушка изношена. Очистить клише, заменить подушку.

·         Краска не сохнет. Не тот тип поверхности. Подобрать подходящую краску.

·         Клише деформировалось. Несовместимая краска или нагрев. Заменить клише, проверить краску.

Если на этапе покупки правильно выбрать всю штемпельную систему, проблем в пользовании возникнуть не должно.

Датер и нумератор: быстрая маркировка документов

Датер

Датер позволяет установить подходящую дату и проставить ее оттиском. Его используют для маркировки входящей корреспонденции, счетов, актов, накладных, заявлений, архивных материалов и контроля сроков. Датеры бывают ручные (с отдельной подушкой) и автоматические (со встроенной).

Как выбрать датер:

·         формат даты - цифровой или с названием месяца: проверьте, соответствует ли он принятому в компании;

·         высота символов - большие цифры легче читать, компактные подходят для малых документов;

·         размер оттиска - если текст требуется, выберите модель с большей площадью;

·         тип механизма - для ежедневного использования автоматический, для редкого - ручной;

·         сменная подушка - продление срока службы изделия.

Прежде чем проставлять дату на документе, проверьте, что на дате выставлено правильное число: после смены месяца или года его легко забыть переставить. Для этого сделайте пробный оттиск на черновике. Если датер используют несколько работников, следует договориться, кто и когда выставляет новую дату, чтобы на документах не появлялись вчерашние числа.

Датер с буквенным блоком

Такой датер совмещает дату с текстовыми лентами. Это позволяет быстро ставить «Получено», «Оплачено», «Копия», «Отправлено» вместе с датой. Если документы нужно маркировать разными статусами, один датер с буквенным блоком заменяет несколько штампов. Проверьте, сколько строк предусмотрено и достаточно ли места для читабельного оттиска.

Нумератор

Нумератор - это штамп с движущимися цифровыми блоками для последовательной нумерации. Его используют для регистрации корреспонденции, нумерации договоров, накладных, квитанций, складских партий, страниц журналов. Во многих моделях номер меняется после каждого оттиска, а в некоторых можно отключить автоматическое продвижение и повторить тот же номер. Регулировка зависит от модели, поэтому ее следует проверить до покупки.

Перед тем как выбрать датер или нумератор, определите задачу для этих принадлежностей. Если требуется только дата, купите датер. Если нужны последовательные номера, отдайте предпочтение нумератору. Если документ должен получить и номер, и дату, и статус, рассмотрите комбинированные варианты. Учитывайте количество разрядов, высоту цифр и тип краски для механизма.

Уход за штемпельной продукцией

Правильное хранение и чистка продлевают жизнь клише и сохраняют качество оттисков. Что нужно для этого делать:

·         закрывайте настольные подушки - открытая краска быстро высыхает;

·         держите штампы подальше от солнца и тепла - нагревание портит клише и краску;

·         чистите клише мягко - используйте средства, которые советует производитель, так как агрессивные растворители без проверки повреждают резину и полимер;

·         жмите равномерно - чрезмерное давление размазывает оттиск и изнашивает клише;

·         не смешивайте краски - используйте только совместимые материалы;

·         следите за механизмом - если оснастка заедает, не жмите силой: проверьте, правильно ли установлена ​​подушка и нет ли внутри посторонних предметов;

·         храните в сухом месте - влажность и пыль сокращают ресурс изделий.

После каждого использования уделяйте штампу несколько секунд своего времени. Закройте крышку подушки, поверните штамп в обычное место и при необходимости протрите клише сухой мягкой тканью без ворса. Если штамп долго не использовали, перед первым оттиском на документе сделайте пробный на черновике: так сразу видно, не пересохла ли подушка и не забились ли мелкие буквы.

Выводы

Качество оттиска зависит от того, насколько согласованы между собой клише, оснастка, подушка и краска, поэтому выбирать их следует вместе, а не каждый элемент отдельно. Для ежедневного заверения документов более удобна автоматическая оснастка, а ручная лучше всего подойдет для редких задач и нестандартных форм клише. Краску подбирают под поверхность: для бумаги хватает водной, а для гладких непористых материалов нужна специальная, которая не повредит клише. Подушку лучше заправлять постепенно и заменять, когда оттиск уже не удается восстановить. Датеры и нумераторы следует подбирать под конкретную задачу.

В каталоге интернет-магазина «ЧасПик» Вы найдете штемпельную продукцию для офиса: оснастки, сменные подушки, краски, датеры и нумераторы, переходите по ссылке: https://www.chaspik.ua/ru/shtempelnaya-produktsiya-c215/
Перед заказом сверяйте модель оснастки, тип клише и назначение краски, чтобы все элементы работали вместе.