Бухгалтерские бланки

Что такое бланки строгой отчетности

Бланки строгой отчетности - это документы, учет которых ведется по серии и номеру, поскольку они подтверждают операции с деньгами, товарами или трудовыми правами. К ним относятся, например, номерные путевые листы, трудовые книжки и вкладыши к ним, расчетные квитанции, личные медицинские книжки с голограммой. В отличие от обычных учетных бланков, такие документы имеют сквозную нумерацию и фиксируются в отдельных журналах.

Какими бывают бланки по назначению

Бланки различают по сфере применения - от нее зависит, кому именно документ пригодится. Ниже приведены основные направления, представленные в категории.

• Кассовые и финансовые - приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга, платежное поручение, авансовый отчет, книга учета расчетных операций (КУРО).
• Торговые и складские - накладная, товарно-транспортная накладная, товарный чек, счет официанта, складская книга, книга поступления товаров, книга учета товарных запасов.
• Транспортные - путевые листы легкового и грузового автомобиля, международная ТТН (CMR), журналы предрейсовых медосмотров и учета режима труда водителя.
• Кадровые и по охране труда - личная карточка работника (форма П-2), книга приказов, журналы регистрации инструктажей по охране труда и пожарной безопасности, книга учета движения трудовых книжек.
• Регистрационные журналы - журналы входящей и исходящей корреспонденции, журнал регистрации проверок, оборотных ведомостей, журналы-пустографки.

Категория бланков делится на несколько направлений - самокопирующиеся бланки, журналы и книги, а также отдельные бланки документов. Каждое направление собрано в собственном разделе, где представлено подробнее.

Чем отличается газетная, офсетная и самокопирующаяся бумага

Тип бумаги определяет внешний вид, долговечность и удобство заполнения бланка. Один и тот же документ - например, кассовую книгу или накладную - часто выпускают в разных вариантах бумаги, чтобы покупатель выбрал под свою задачу.

Что такое самокопирующийся бланк

Самокопирующийся бланк - это документ из нескольких слоев специальной бумаги, который при заполнении автоматически переносит запись на нижние листы без копировальной бумаги. Такие бланки удобны там, где нужны сразу несколько экземпляров одного документа - например, накладные, товарно-транспортные накладные, кассовые книги или товарные чеки. Выпускаются одно- и двухслойные варианты, вертикального и горизонтального формата.

Форматы и объем бланков

Формат бланка зависит от типа документа и объема данных, которые в него вносятся. Самые распространенные размеры и количество листов приведены ниже.

• А4 (210х297 мм) - книги учета, журналы, товарно-транспортные накладные, путевые листы грузовых авто.
• А5 (148х210 мм) - кассовые ордера, накладные, платежные поручения, командировочные удостоверения.
• А6 (105х148 мм) - товарные чеки, счета официанта.

Количество листов в бланках и книгах колеблется ориентировочно от 16-24 до 100 - тонкие журналы инструктажей имеют около 20-24 листов, а кассовые и складские книги выпускают на 50 или 100 листов. Книги учета часто скрепляются скобой для удобства хранения.

Как выбрать бланки

Выбор бланка начинается с точного названия формы документа, которая нужна для конкретной операции или отчета. Далее стоит учесть несколько практических критериев.

• Тип документа - убедитесь, что название и форма бланка соответствуют потребности (например, приходный или расходный ордер, легковой или грузовой путевой лист).
• Номерной или безномерной - для документов строгой отчетности нужна серия и номер, для внутреннего учета часто достаточно безномерного бланка.
• Тип бумаги - газетная для экономии, офсетная для долговечности, самокопирующаяся для нескольких копий.
• Формат и количество листов - под объем записей и срок использования.

Кому подходят готовые бланки

Готовые бланки подходят широкому кругу пользователей - от крупных предприятий до отдельных специалистов. Ими пользуются бухгалтеры, кассиры, кадровики, работники склада, водители и ФЛП. Наличие печатных бланков и книг учета упрощает документооборот и помогает соблюдать требования к оформлению первичных документов.

Помимо бухгалтерских и кадровых, в категории встречаются бланки для других сфер - например, домовая книга, медицинская книжка амбулаторного больного, ученический билет. Это расширяет применение категории за пределы сугубо офисных задач.

Хранение бланков и учетных книг

Хранить бланки и учетные книги стоит в сухом месте, защищенном от прямого солнца и влаги, чтобы бумага не желтела и не деформировалась. Документы строгой отчетности хранят отдельно, с фиксацией их движения в журнале. Заполненные книги учета и журналы хранятся в течение установленных сроков, поэтому для них удобны более плотные офсетные варианты с картонной обложкой.

Приобрести бланки и учетные книги можно в интернет-магазине Час-Пик с доставкой по всей Украине или самовывозом в магазинах сети.