Бухгалтерські бланки

Що таке бланки суворої звітності

Бланки суворої звітності - це документи, облік яких ведеться за серією та номером, оскільки вони підтверджують операції з грошима, товарами чи трудовими правами. До них належать, наприклад, номерні подорожні листи, трудові книжки й вкладиші до них, розрахункові квитанції, особові медичні книжки з голограмою. На відміну від звичайних облікових бланків, такі документи мають наскрізну нумерацію та фіксуються в окремих журналах.

Які бувають бланки за призначенням

Бланки розрізняють за сферою застосування - від них залежить, кому саме документ стане в пригоді. Нижче наведені основні напрямки, які представлені в категорії.

• Касові та фінансові - прибутковий і видатковий касовий ордер, касова книга, платіжне доручення, авансовий звіт, книга обліку розрахункових операцій (КОРО).
• Торгові та складські - накладна, товарно-транспортна накладна, товарний чек, рахунок офіціанта, складська книга, книга надходження товарів, книга обліку товарних запасів.
• Транспортні - подорожні листи легкового та вантажного автомобіля, міжнародна ТТН (CMR), журнали передрейсових медоглядів та обліку режиму праці водія.
• Кадрові та з охорони праці - особова картка працівника (форма П-2), книга наказів, журнали реєстрації інструктажів з охорони праці та пожежної безпеки, книга обліку руху трудових книжок.
• Реєстраційні журнали - журнали вхідної та вихідної кореспонденції, журнал реєстрації перевірок, оборотних відомостей, журнали-пустографки.

Категорія бланків поділяється на кілька напрямків - самокопіювальні бланки, журнали та книги, а також окремі бланки документів. Кожен напрямок зібраний у власному розділі, де представлений детальніше.

Чим відрізняється газетний, офсетний і самокопіювальний папір

Тип паперу визначає зовнішній вигляд, довговічність і зручність заповнення бланка. Один і той самий документ - наприклад, касову книгу чи накладну - часто випускають у різних варіантах паперу, щоб покупець обрав під свою задачу.

Що таке самокопіювальний бланк

Самокопіювальний бланк - це документ із кількох шарів спеціального паперу, який при заповненні автоматично переносить запис на нижні аркуші без копіювального паперу. Такі бланки зручні там, де потрібні одразу кілька екземплярів одного документа - наприклад, накладні, товарно-транспортні накладні, касові книги чи товарні чеки. Випускаються одно- та двошарові варіанти, вертикального й горизонтального формату.

Формати та обсяг бланків

Формат бланка залежить від типу документа та обсягу даних, які в нього вносяться. Найпоширеніші розміри й кількість аркушів наведені нижче.

• А4 (210х297 мм) - книги обліку, журнали, товарно-транспортні накладні, подорожні листи вантажних авто.
• А5 (148х210 мм) - касові ордери, накладні, платіжні доручення, посвідчення про відрядження.
• А6 (105х148 мм) - товарні чеки, рахунки офіціанта.

Кількість аркушів у бланках і книгах коливається орієнтовно від 16-24 до 100 - тонкі журнали інструктажів мають близько 20-24 аркушів, а касові та складські книги випускають на 50 або 100 аркушів. Книги обліку часто скріплюються скобою для зручності зберігання.

Як обрати бланки

Вибір бланка починається з точної назви форми документа, яка потрібна для конкретної операції чи звіту. Далі варто врахувати кілька практичних критеріїв.

• Тип документа - переконайтеся, що назва й форма бланка відповідають потребі (наприклад, прибутковий чи видатковий ордер, легковий чи вантажний подорожній лист).
• Номерний чи безномерний - для документів суворої звітності потрібна серія та номер, для внутрішнього обліку часто достатньо безномерного бланка.
• Тип паперу - газетний для економії, офсетний для довговічності, самокопіювальний для кількох копій.
• Формат і кількість аркушів - під обсяг записів і термін використання.

Кому підходять готові бланки

Готові бланки підходять широкому колу користувачів - від великих підприємств до окремих спеціалістів. Ними користуються бухгалтери, касири, кадровики, працівники складу, водії та ФОП. Наявність друкованих бланків і книг обліку спрощує документообіг і допомагає дотримуватися вимог до оформлення первинних документів.

Крім бухгалтерських та кадрових, у категорії трапляються бланки для інших сфер - наприклад, будинкова книга, медична книжка амбулаторного хворого, учнівський квиток. Це розширює застосування категорії за межі суто офісних задач.

Зберігання бланків та облікових книг

Зберігати бланки й облікові книги варто в сухому місці, захищеному від прямого сонця та вологи, щоб папір не жовтів і не деформувався. Документи суворої звітності зберігають окремо, з фіксацією їх руху в журналі. Заповнені книги обліку та журнали зберігаються протягом установлених термінів, тому для них зручні щільніші офсетні варіанти з картонною обкладинкою.

Придбати бланки та облікові книги можна в інтернет-магазині Час-Пік з доставкою по всій Україні або самовивозом у магазинах мережі.