Список канцтоварів для офісу на одного працівника. Як купити усе необхідне та нічого зайвого?

Офісні будні. З дня в день – гори паперів: договори, звіти, рахунки… Підписати, посортувати, відправити… Не залежно від напрямку діяльності компанії, робота її офісу неможлива без канцтоварів. Навіть у час тотальної комп’ютеризації паперова документація – невід’ємна складова будь-якої підприємницької діяльності. Для її організації працівникам знадобиться базовий набір канцелярії. Канцтовари настільки звичні для нас, що ми навіть не замислюємось над їх значенням у своїй повсякденній роботі. Не те, що створення документа, навіть невеликий запис чи нотатка потребують аркуша паперу та ручки.

Купити канцтовари для офісу – задача не з простих. Тут важливо врахувати бюджет компанії, та мати чітке розуміння того, яке приладдя дійсно потрібне, для чого, та яким воно має бути.

Папір та паперова продукція для офісу

Розглянемо перш за все те, без чого точно не обійдеться робота жодного офісу. Ймовірніше за все, першим пунктом списку стане офісний папір. Здавалось би, що тут все очевидно. Проте вибір паперу слід здійснювати за певними критеріями. Його якість – запорука відмінного зовнішнього вигляду документації, а також – тривалого терміну експлуатації офісної техніки.

Папір поділяють за класами:

Клас «С» – для чорно-білого друку та масового копіювання

Клас «B» – для копіювання та друку, зокрема кольорового

Клас «A» – для друку рекламних матеріалів та презентацій на лазерному принтері

Оптимальна щільність офісного паперу становить від 80 до 95 г/м².

Ще одна характеристика – білизна. В офісного паперу вона повинна становити від 95 до 98 %. Провідні виробники якісної продукції використовують для відбілювання безпечний водень, а не хлор.

Щоденник – незмінний атрибут ділової людини, офісного працівника та кожного, хто цінує свій час та прагне його раціонально планувати. Записи допоможуть впорядкувати не тільки Ваш час, але й думки. Діловий щоденник формату А4 чудово підійде для великої кількості записів, однак, не завжди буде зручним за потреби мати його при собі поза межами офісу. Кишенькові щоденники призначені для внесення тільки основної інформації. Формат А5 у даному випадку буде оптимальним варіантом – підійде для достатньої кількості записів, але не надто громіздкий для того, щоб мати його під рукою у потрібний момент. Датований чи недатований щоденник? Якщо його покупка здійснюється не на початку року, доцільно обрати недатований. Такий варіант передбачає самостійне прописування дат. Щодо дизайну – добра класика завжди має актуальний вигляд, підкреслює статус свого власника та організації де він працює.

Для невеликих заміток зручно мати на робочому столі папір для нотаток. Це – блоки аркушів невеликого формату, приблизно 9 × 9 см. Вони можуть бути проклеєними. Інший вид паперу для нотаток – стікери. Це – переважно кольорові, іноді досить яскраві, аркуші, що мають клейку смужку. Їх зручно використовувати як нагадування, розмістивши замітку на видному місці.

Перелік необхідного письмового приладдя для офісу

Подбайте про те, щоб працівники Вашого офісу мали як мінімум по 2 – 3 ручки чорного або синього кольору. Вони можуть бути кулькові, масляні або гелеві. Кожна з них має свої переваги, забезпечує чисте та комфортне письмо. Візьміть до уваги розхід чорнила. У гелевих він більший, докуповувати їх доведеться частіше. Якщо Ви займаєтесь забезпеченням офісу канцелярськими товарами, рекомендуємо мати в своєму запасі хоча б пачку ручок на випадок, якщо наявні у працівників спишуться або загубляться.

Простий олівець знадобиться для тимчасових записів чи правок. Він може бути механічним. Подача грифеля здійснюється натиском на кнопку. Такий олівець не потребує регулярного заточення. Знадобляться тільки запасні грифелі відповідної товщини. До олівця дерев’яного потрібною буде точилка. Не забудьте і про ластик.

Текстові маркери – вид письмового приладдя для виділення фрагментів документу яскравим кольором. Набору з 4 кольорів для роботи з текстом буде більш ніж достатньо.

Офісні канцтовари для організації та зберігання документів

Канцелярські файли – спеціальні пластикові пакети з перфорацією для скріплення, призначені для зберігання документів, та захисту їх від механічних пошкоджень. Розмір файлів стандартизований під формати офісного паперу.

Папка-швидкозшивач знадобиться для підшивання перфорованих документів або тих, що розміщені у файли. Вона може бути виготовлена з картону чи пластику різної щільності. Зазначимо також що папка-швидкозшивач може мати механізм кріплення – притиск. У такому випадку перфорація не є обов’язковою.

З допомогою папки-реєстратора можна здійснити сортування та зберігання великого обсягу документації. Вони бувають різного формату та товщини, з 2 або 4 кільцями для кріплення. Найбільш поширені варіанти – формату А4 товщиною 5 або 7 см на 2 кільця.

Ми неодноразово згадали про перфорацію аркушів. Це – спеціальні отвори для подальшого прошивання документів, зроблені з допомогою діркопробивача. Наявність цього канцелярського приладдя в офісі буде необхідністю. При виборі діркопробивача радимо звернути увагу на його матеріал (краще обрати металевий) та потужність, що вимірюється кількістю аркушів. Інформацію щодо неї виробники зазначають на упаковці.

Необхідні для офісу канцелярські дрібниці

Не обійтись офісному працівнику без степлера та скоб відповідного розміру. При виборі степлера візьміть до уваги його пробивну потужність. Не рекомендуємо використовувати його для зшивання більшої кількості сторінок, аніж це передбачено виробником. Інформацію щодо цього Ви знайдете на упаковці степлера.

Як підібрати потрібні скоби? Найчастіше можна зустріти типи скоби № 10 та № 24. Число після «/» означає глибину проколу. Для надійної фіксації аркушів між собою 2/3 довжини має проходити через папери, 1/3 – створювати загин. Відповідно, скоба № 24/6 може скріпити пачку аркушів товщиною до 4 мм.Суттєво полегшить процес розшивання документів антистеплер. Це – пристрій, що дозволяє одним простим рухом розігнути та витягнути скобу.

Не зайвими будуть скріпки. Для швидкого скріплення більшої кількості аркушів краще підійдуть біндери. Вони здатні надійно утримувати від 30 до 120 листів паперу, у залежності від розміру.

У роботі з документацією може знадобитись коректор. Цей вид канцелярського приладдя призначений для виправлення помилок у тексті. Зверніть увагу, що він представлений кількома варіантами. Коректор-ручка буде зручний там, де потрібно зробити незначне виправлення. Для перекриття слова чи кількох краще підійде рідкий коректор у баночці з пензликом або стрічковий.

Не зайвими будуть лінійка та канцелярські ножиці, можуть знадобитись клей та клейка стрічка.

Товари для організації робочого місця офісного працівника

Для того, щоб на робочому місці усе необхідне було перед очима та під рукою потрібно правильно організувати цей простір.

Лотки для паперу не тільки допоможуть впорядкувати документацію, але й заощадять немало місця на поверхні робочого столу. Вони можуть бути горизонтальними та вертикальними. Деякі моделі горизонтальних лотків передбачають можливість встановлення один на одного. Це досить зручно, оскільки Ви самі можете визначити кількість потрібних відділень для сортування та зберігання паперів.

Письмове приладдя та решту канцелярії зручно скласти у настільний пенал чи органайзер. Посортувавши у ньому ручки, олівці та інші канцелярські дрібнички, Ви уникнете безладу на робочому столі та не витрачатимете час на пошуки потрібного предмету.

Біля робочого столу працівнику також знадобиться смітник. Можливість одразу викинути неправильні чи зіпсовані документи допоможе уникнути плутанини.

Складаємо список канцтоварів для офісу

Канцтоварів для офісу існує безліч. Робота в офісі також буває різною. Діяльність одного працівника може передбачати використання певного приладдя, інший спокійно обходиться без нього у своїй роботі. Відтак потребу визначаємо індивідуально. Важливо врахувати усе, що може знадобитись, та не купити нічого зайвого. Ми підготували для Вас список канцтоварів, що точно будуть потрібні кожному працівнику офісу.

Базовий набір:

1. Папір офісний
2. Файли
3. Папір для записів – 1 блок
4. Ручка – 2 шт.
5. Олівець – 1 шт.
6. Текстовий маркер – 1 шт.
7. Степлер – 1 шт.
8. Скоби – 1 пачка
9. Скріпки – 1 пачка
10.  Лінійка – 1 шт.
11. Ножиці – 1 шт.
12. Настільний пенал – 1 шт.
13. Корзина для сміття – 1 шт.

За потреби додати:

14. Діловий щоденник або записник – 1 шт.
15. Біндери середнього розміру – 1 пачка
16. Коректор – 1 шт.
17. Клей канцелярський – 1 шт.
18. Клейка стрічка – 1 шт.
19. Діркопробивач – 1 шт.
20. Папки-швидкозшивачі
21. Папки-реєстратори
22. Лотки для паперу – кількість відповідно до обсягів документації

Де купити канцтовари для офісу?

Маючи уявлення про те, як функціонує офіс та що для цього потрібно, Ви можете забезпечити його діяльність усім необхідний. Раціонально закупити канцтовари для офісу допоможе попередньо складений перелік.

Якщо у Вашій компанії виникає регулярна потреба у великій кількості канцелярії, доцільно налагодити співпрацю з постачальником. Доступні ціни, широкий асортимент та зручна доставка – те, на що варто орієнтуватись у виборі продавця. Робота з надійним постачальником якісних канцтоварів забезпечить ефективну та безперебійну роботу Вашого офісу.

Вікторія Задорожна            

Контент-менеджер ПП"Час-Пік"