Штемпельна продукція для офісу: як вибрати оснастку, фарбу, подушку, датер і нумератор

Печатки, штампи, датери та нумератори допомагають упорядкувати документообіг, прискорити обробку паперів і скоротити час на виконання повторюваних офісних операцій. З їхньою допомогою можна завіряти документи, позначати отриману кореспонденцію, фіксувати дати надходження, присвоювати номери накладним і систематизувати архіви. Щоб ці інструменти працювали без перебоїв, важливо правильно підібрати штамп і додаткові витратні матеріали.

Штемпельна продукція охоплює різні за конструкцією та призначенням вироби - від компактних ручних печаток до автоматичних оснасток, змінних подушок і спеціальних фарб. Важливу роль відіграє і стан штемпельної системи. Навіть якісне кліше не забезпечить чіткого відбитка, якщо подушка пересохла, фарба не відповідає її матеріалу або механізм оснастки працює неправильно.

У цій статті розбираємо, з чого складається система, як підібрати кожен елемент і що робити, щоб відбитки залишалися чіткими. Якщо ви хочете купити штемпельну продукцію для офісу, ФОП чи складу, ці поради допоможуть не помилитися із сумісністю.

З чого складається штемпельна система

Будь-який штамп працює завдяки чотирьом елементам:

·         кліше - поверхня із зображенням;

·         оснастка - корпус і механізм, що тримає кліше;

·         подушка - пористий резервуар, який передає фарбу на кліше;

·         фарба - барвник, який залишає слід на документі.

Кліше бувають трьох основних видів. Гума з лазерним гравіюванням добре передає тонкі лінії та дрібні деталі й витримує великий тираж, тому її найчастіше вибирають для печаток. Фотополімер швидко виготовляється та чітко відтворює контури, тож підходить для текстових штампів і логотипів, але він чутливий до розчинників. Флеш-штамп містить фарбу в самому пористому кліше, тому окрема подушка не потрібна, а відбиток виходить дуже чітким.

Оснастка, подушка й фарба мають бути сумісні з кліше та між собою. Більшість проблем із відбитком виникає саме через невідповідність.

Оснастка для печатки: види та особливості вибору

Оснастка визначає, наскільки зручно користуватися штампом, і впливає на швидкість роботи. За своєю конструкцією вона буває автоматична й ручна.

Автоматична оснастка для печатки

Автоматична оснастка має вбудовану подушку. Під час натискання кліше перевертається, торкається подушки, потім опускається на папір, а після відпускання повертається назад. Відбиток робиться однією рукою, без окремої подушки на столі.

Автоматична оснастка для печатки добре підходить для бухгалтерій, відділів кадрів і ФОП, які щодня завіряють договори, акти, рахунки та накладні. Ще кілька її переваг:

·         швидкість - достатньо один раз натиснути на корпус;

·         чистота - кліше закрите корпусом, тому не забруднює руки й документи;

·         компактність - подушка всередині, на столі не залишається зайвих предметів;

·         обслуговування - у більшості моделей подушку можна замінити, не купуючи нову печатку.

Оснастки бувають круглі, овальні, квадратні та прямокутні. Розмір вибирають за площею кліше: його вказують у міліметрах. Для круглих печаток поширені діаметри близько 40-45 мм. Для багаторядкового тексту потрібен більший прямокутний формат. Пластикові корпуси легші й підходять для щоденної роботи. Металеві або посилені моделі кращі при інтенсивному навантаженні.

Ручна оснастка: коли вона потрібна

У ручної оснастки немає вбудованої подушки. Спочатку кліше притискають до настільної подушки, потім переносять фарбу на документ. Це повільніший процес, однак у певних ситуаціях він виправданий:

·         коли штамп потрібен лише час від часу;

·         коли потрібен компактний інструмент для виїздів;

·         коли кліше має нестандартну форму чи великий розмір;

·         коли відбитки роблять на різних матеріалах, тому для них потрібна окрема подушка з іншою фарбою.

Також є ручні сургучні печатки. Це металева матриця з ручкою, яка залишає відбиток у розм’якшеному сургучі, а не фарбою. Її застосовують для запрошень, листів, сертифікатів і подарункової упаковки.

Факсиміле підпис

Факсиміле підпис - це штамп із відтворенням підпису конкретної людини. Він доречний там, де керівник підписує великий потік однотипних матеріалів: інформаційні листи, внутрішні бланки, супровідні документи.

Цивільний кодекс України допускає факсимільне відтворення підпису у випадках, визначених законом, або за письмовою згодою сторін, у якій є зразок такого підпису. Факсиміле не замінює власноручний підпис на будь-якому документі. Варто уточнити у юриста обмеження для конкретного виду документів.

Коли підбираєте оснастку під факсиміле, враховуйте:

·         розмір - підпис має повністю поміститися на кліше та зберегти пропорції;

·         деталізацію - тонкі лінії та петлі потребують якісного кліше, інакше зображення стане нечитабельним;

·         частоту використання - для щоденної роботи краще автоматична оснастка, для епізодичної підійде і ручна;

·         сумісні витратні матеріали - фарба та подушка мають відповідати типу кліше.

Після вибору оснастки стежте за фарбою: не міняйте її на склад іншого типу, навіть якщо він підходить для інших ваших печаток. Тонкі лінії підпису першими втрачають чіткість, якщо фарба не сумісна з матеріалом кліше.

Штемпельна фарба: яка підходить для вашого завдання

Фарбу підбирають за поверхнею, на яку наносять відбиток, типом кліше та конструкцією оснастки. Колір теж має значення, але вже після сумісності.

Фарба на водній основі

Водна фарба - стандарт для офісу. Вона вбирається в пористі матеріали: звичайний папір, картон, конверти, паперові папки. Її використовують на договорах, актах, заявах, вхідній і вихідній кореспонденції. Штемпельна фарба на водній основі безпечна для гумових і полімерних кліше та підходить для більшості автоматичних оснасток і настільних подушок.

Синій колір фарби найчастіше вибирають для печаток і підписів, бо його легко відрізнити від чорного друкованого тексту. Чорний зручний для штампів, які потім скануватимуть або копіюватимуть. Червоний підходить для позначок «Оплачено», «Терміново», «Копія», а зелений і фіолетовий допомагають розрізняти внутрішні маркування.

Фарба на спиртовій, олійній і сольвентній основі

Фарба для печаток на водній основі погано працює на глянцевому, ламінованому чи крейдованому папері, пластику, склі й металі. Вона довго сохне, розмазується і не закріплюється. Для таких поверхонь потрібен інший склад фарби.

Спиртові та сольвентні фарби швидко висихають і добре тримаються на гладких матеріалах: пластику, склі, металі, кераміці, ламінованому папері. Вони підходять для маркування упаковки, виробів, документації на глянці. Для тканини потрібна окрема текстильна фарба.

Олійні фарби сохнуть повільно, але не пересихають у подушці й добре працюють із металевими елементами. Їх часто використовують у нумераторах і датерах із металевим шрифтом.

Спиртова, олійна й сольвентна фарби відрізняються за складом і за тим, для яких поверхонь вони підходять. Сольвентна фарба та фарба для печаток на спиртовій основі швидко сохне та тримається на гладких матеріалах, олійна висихає повільніше і призначена для металевих елементів. Навіть у межах однієї назви склад у різних виробників різний, тому за самою назвою фарбу вибирати не можна.

Помилка вибору: коли фарба шкодить кліше

Найчастіша помилка - заправити звичайну автоматичну печатку фарбою для непористих поверхонь. Спирт і розчинники можуть розм’якшити гуму, а фотополімерне кліше - деформувати або розчинити. Після цього літери втрачають контур, а відбиток уже не відновити заправкою.

Перш ніж купити штемпельну фарбу для штампів чи печаток, перевірте на упаковці, для яких матеріалів і кліше вона призначена. Якщо вказівок немає, краще уточнити це питання окремо у менеджера інтернет-магазину.

Як підібрати фарбу для штампів

При виборі фарби можете орієнтуватися також на ці підказки, враховуючи, що штампуєте:

·         папір, картон, конверти - водна;

·         глянцевий, ламінований, крейдований папір - сольвентна або спеціальна для непористих поверхонь;

·         пластик, скло, метал, кераміка - сольвентна або спиртова (за сумісністю з кліше);

·         тканина - текстильна;

·         нумератори та датери з металевим шрифтом - тип, який вказав виробник (часто олійна).

Щодо кольору фарби також є правило - не доливайте в подушку іншу фарбу, ніж була. Змішані відтінки дають неоднорідний слід. Якщо потрібен інший колір, купіть нову подушку.

Штемпельна подушка: вибір, заправка, заміна

Подушка утримує фарбу й рівномірно передає її кліше. Від неї залежать насиченість відбитка та чіткість контурів.

Змінна подушка для автоматичної оснастки

Коли відбиток блякне, подушку можна замінити. Ознаки того, що час це робити:

·         слід став блідим, хоча механізм працює;

·         на зображенні з’явилися пропуски або нерівномірні ділянки;

·         подушка пересохла, деформувалася або пошкоджена;

·         після заправки фарба вже не розподіляється рівномірно.

Щоб купити змінну штемпельну подушку, потрібно знати модель оснастки. Маркування є на корпусі печатки або на самій подушці: якщо її вийняти, код зазвичай видно на зворотному боці. У різних виробників власні позначення. Наприклад, для багатьох оснасток Trodat використовують подушки з кодом 6/…, а для COLOP - E/…. Підбирати треба за повним артикулом, оскільки подібні на вигляд подушки можуть не підходити.

Настільна штемпельна подушка

Настільну подушку використовують із ручними штампами. Її вибирають за такими параметрами:

·         розмір - кліше має повністю торкатися робочої поверхні;

·         кришка - закрита подушка менше сохне й менше забруднюється;

·         колір - підписуйте подушки різних кольорів, щоб не переплутати;

·         можливість заправки - одні можна заправляти повторно, інші дешевше замінити.

Купити штемпельну подушку краще з урахуванням того, які штампи ви в неї вмочуватимете.

Заправка штемпельної подушки: покрокова інструкція

Якщо відбиток став блідим, але подушка ціла, потрібно просто заправити її. Інше питання - чим заправити штамп? Для цього знадобиться спеціальна штемпельна фарба, сумісна з типом подушки. Чорнила для ручок, туш чи маркерна фарба не підходять: вони не вбираються правильно і псують наповнювач. Фарбу наносять на подушку, а не на кліше. Виняток - флеш-штампи, які заправляють за інструкцією виробника.

Як відбувається заправка штемпельної подушки:

1.       Оцініть подушку. Якщо наповнювач порваний, забруднений чи пересохлий до твердості, купіть нову.

2.       Підберіть фарбу. Вона має відповідати типу подушки й бути того самого кольору.

3.       Захистіть стіл. Підкладіть папір або серветку.

4.       Додавайте фарбу краплями. Розподіляйте їх по поверхні зигзагом, а не в одну точку.

5.       Зачекайте. Дайте фарбі вбратися кілька хвилин, перш ніж ставити подушку в оснастку.

6.       Зробіть пробний відбиток на чернетці. Якщо слід блідий, додайте ще кілька крапель.

Немає універсальної норми, скільки крапель фарби потрібно для заправки. Усе залежить від розміру подушки, ступеня висихання та густоти фарби. Для малої подушки автоматичної печатки орієнтуйтеся на кілька крапель, для великої настільної додавайте частинами. Зупиняйтеся тоді, коли поверхня вологa. Точні рекомендації є в інструкціях виробників.

Чому відбиток поганий: причини та рішення

Якщо відбиток розтікається або його погано видно, цьому є пояснення та варіанти розв’язання проблеми:

·         Блідий відбиток. Можливо, подушка пересохла. Потрібно заправити або замінити її.

·         Розпливчасті літери. Надлишок фарби або сильний тиск. Дати фарбі ввібратися, натискати рівномірно.

·         Пропуски в зображенні. Кліше забруднене або подушка зношена. Очистити кліше, замінити подушку.

·         Фарба не сохне. Не той тип поверхні. Підібрати відповідну фарбу.

·         Кліше деформувалося. Несумісна фарба чи нагрівання. Замінити кліше, перевірити фарбу.

Якщо ще на етапі купівлі правильно вибрати всю штемпельну систему, проблем у користуванні виникнути не повинно.

Датер і нумератор: швидке маркування документів

Датер

Датер дозволяє встановити потрібну дату і проставити її відбитком. Його використовують для маркування вхідної кореспонденції, рахунків, актів, накладних, заяв, архівних матеріалів і контролю строків. Датери бувають ручні (з окремою подушкою) й автоматичні (з вбудованою).

Як вибрати датер:

·         формат дати - цифровий чи з назвою місяця: перевірте, чи він відповідає прийнятому в компанії;

·         висота символів - великі цифри легше читати, компактні підходять для малих документів;

·         розмір відбитка - якщо потрібен текст, виберіть модель із більшою площею;

·         тип механізму - для щоденного вжитку автоматичний, для рідкого - ручний;

·         змінна подушка - продовжує термін служби виробу.

Перед тим як проставляти дату на документі, перевірте, що на датері виставлене правильне число: після зміни місяця чи року його легко забути переставити. Для цього зробіть пробний відбиток на чернетці. Якщо датер використовують кілька працівників, варто домовитися, хто й коли виставляє нову дату, щоб на документах не з’являлися вчорашні числа.

Датер із буквеним блоком

Такий датер поєднує дату з текстовими стрічками. Це дає змогу швидко ставити «Отримано», «Оплачено», «Копія», «Відправлено» разом із датою. Якщо документи потрібно маркувати різними статусами, один датер із буквеним блоком замінює кілька штампів. Перевірте, скільки рядків передбачено й чи достатньо місця для читабельного відбитка.

Нумератор

Нумератор - це штамп із рухомими цифровими блоками для послідовної нумерації. Його застосовують для реєстрації кореспонденції, нумерації договорів, накладних, квитанцій, складських партій, сторінок журналів. У багатьох моделях номер змінюється після кожного відбитка, а в деяких можна вимкнути автоматичне просування й повторити той самий номер. Регулювання залежить від моделі, тож його варто перевірити до купівлі.

Перед тим як вибрати датер чи нумератор, визначте завдання для цього приладдя. Якщо потрібна лише дата, придбайте датер. Якщо потрібні послідовні номери, віддайте перевагу нумератору. Якщо документ має отримати і номер, і дату, і статус, розгляньте комбіновані варіанти. Враховуйте кількість розрядів, висоту цифр і тип фарби для механізму.

Догляд за штемпельною продукцією

Правильне зберігання та чищення продовжують життя кліше та зберігають якість відбитків. Що потрібно для цього робити:

·         закривайте настільні подушки - відкрита фарба швидко висихає;

·         тримайте штампи подалі від сонця й тепла - нагрівання псує кліше та фарбу;

·         чистіть кліше м’яко - використовуйте засоби, які радить виробник, адже агресивні розчинники без перевірки пошкоджують гуму й полімер;

·         тисніть рівномірно - надмірний тиск розмазує відбиток і зношує кліше;.

·         не змішуйте фарби - використовуйте лише сумісні матеріали;

·         стежте за механізмом - якщо оснастка заїдає, не тисніть силою: перевірте, чи правильно встановлена подушка й чи немає всередині сторонніх предметів;

·         зберігайте в сухому місці - вологість і пил скорочують ресурс виробів.

Після кожного користування приділяйте штампу кілька секунд свого часу. Закрийте кришку подушки, поверніть штамп у звичне місце й за потреби протріть кліше сухою м’якою тканиною без ворсу. Якщо штамп довго не використовували, перед першим відбитком на документі зробіть пробний на чернетці: так одразу видно, чи не пересохла подушка і чи не забилися дрібні літери.

Підсумок

Якість відбитка залежить від того, наскільки узгоджені між собою кліше, оснастка, подушка й фарба, тому вибирати їх варто разом, а не кожен елемент окремо. Для щоденного завірення документів зручніша автоматична оснастка, а ручна найкраще підійде для рідкісних завдань і нестандартних форм кліше. Фарбу добирають під поверхню: для паперу вистачає водної, а для гладких непористих матеріалів потрібна спеціальна, яка не пошкодить кліше. Подушку краще заправляти поступово й замінювати, коли відбиток уже не вдається відновити. Датери й нумератори варто підбирати під конкретне завдання.

У каталозі інтернет-магазину «ЧасПік» ви знайдете штемпельну продукцію для офісу: оснастки, змінні подушки, фарби, датери й нумератори, переходьте за посиланням: https://www.chaspik.ua/shtempelna-produktsya-c215/
Перед замовленням звіряйте модель оснастки, тип кліше та призначення фарби, щоб усі елементи працювали разом.